Puntuali nell’esplorare il vasto mondo della nostra rubrica come farsi da sè nel lavoro, in questo incontro parleremo di come diventare organizzatrice eventi e così conosciamo quattro donne che provengono da realtà diverse e che oggi compongono la società Events Factory. Da Valeria, Alessia, Claudia e Nadia ci faremo spiegare come si organizzano gli eventi e come iniziare ad entrare in questo mondo fatto di incontri e comunicazione.
Benvenute. Presentatevi ragazze
Grazie!I nostri nomi sono Valeria, Alessia, Claudia e Nadia. Siamo 4 professioniste che provengono da 4 ambiti lavorativi diversi: Valeria è una consulente ministeriale, Alessia un architetto, Claudia una laureanda in Scienze della Moda e del Costume e Nadia è una consulente amministrativa.
Precisamente, cosa vuol dire organizzare un evento?
Organizzare un evento vuol dire, prima di tutto, comunicare: un traguardo importante, un’occasione speciale, l’inizio di una nuova attività. Renderlo possibile è il nostro compito. E qui scatta la seconda definizione, perchè organizzare un evento vuol dire anche creare momenti di incontro tra diverse realtà e permettere che esse dialoghino.
Cosa vi ha spinto a scegliere questo lavoro?
Valeria aveva quest’idea da quando vide “Sliding Doors” nel 1995 ma non aveva avuto il coraggio di dedicarcisi a tempo pieno. Poichè la passione c’era, due anni fa insieme ad Alessia ha registrato il marchio Events Factory alla CCIA di Roma e poi…è arrivata la spinta decisiva quest’anno in maggio quando le difficoltà legate ai precedenti impieghi sono divenute più grandi. Se non fosse stato per la crisi, non avremmo fatto una riflessione profonda su ciò che stava accadendo. E invece è stato importantissimo perchè ci siamo rese conto che avevamo esperienze comuni nel settore eventi che potevano essere messe a frutto e soprattutto desideravamo creare una realtà in cui si potesse lavorare con spirito aperto, curioso e trasversale….proprio come accadeva nella Factory di Andy Warhol: “every day something new”!
Che tipo di esperienza è necessaria per iniziare e quanta ce ne vuole?
E’ importante avere un’esperienza diretta del settore soprattutto per gli eventi a carattere congressuale. Aver già fatto parte di una segreteria organizzativa permette di rendersi conto di quali siano gli attori principali in gioco e di quale sia l’impegno richiesto in termini di coordinamento.
È opportuno seguire corsi ed avere attestati per avviarsi in questo settore?
Non è richiesto un titolo di studio specifico per esercitare questa professione. Premesso questo, cercare di seguire corsi (anche intensivi) di formazione aiuta a confrontarsi con chi ha maggiore esperienza nel settore e quindi a migliorare il proprio lavoro. E’ inoltre consigliato tenersi aggiornati su ciò che accade nel mondo degli eventi e quindi leggere riviste specializzate e consultare quotidianamente siti di settore.
In termini burocratici cosa serve per operare?
Il primo passo è interrogarsi su quale forma giuridica darsi. Noi abbiamo scelto di non creare una vera e propria società (almeno per il momento) ma di unire le nostre forze creando un network. Ognuna di noi aveva infatti già una propria partita IVA ed era in grado di “operare”. A chi si affaccia in questo mondo per la prima volta consigliamo di rivolgersi ad un consulente, aprire una partita IVA e registrare il proprio marchio presso la CCIA di competenza. Le spese sono sostenibili (si tratta di poche centinaia di euro) e l’iter burocratico abbastanza agevole.
Il vostro intervento è ampio, ma a chi è rivolto esattamente? E perché scegliere la vostra collaborazione?
Ci rivolgiamo ad aziende, enti, studi professionali, privati…i committenti in effetti sono variegati. Scegliere di rivolgersi a noi significa trovare un alleato, una figura che sappia gestire risorse e tempi in modo efficiente e allo stesso tempo originale.
Cosa è necessario possedere per procedere all’avvio?
Una buona rete di contatti. Questo vi permetterà di avere una prima rosa di potenziali partner professionali e futuri clienti. Il potere del passaparola è grande…
Come si inizia per farsi conoscere?
La prima cosa da fare è comunicare la propria esistenza. Tre sono a nostro avviso i primi passi da compiere: creare un sito, organizzare un’inaugurazione ufficiale e abbinarvi un’azione stampa. Si parte così da una vetrina virtuale per poi passare al contatto diretto e successivamente a far conoscere la propria filosofia di lavoro ed i propri valori.
Le vostre qualifiche e le vostre esperienze sono bene distinte. Sono profili sufficienti all’attività di organizzatrice eventi oppure ci sono altre figure che potrebbero meglio completare l’attuale formazione?
I nostri profili riescono a coprire in maniera adeguata le attività necessarie. Detto ciò, si può sempre migliorare ed allargarsi coinvolgendo figure che possano gestire esclusivamente specifiche competenze. Per fare un esempio, attualmente provvediamo personalmente a gestire le attività di ufficio stampa e la presenza sui social network. In prospettiva ci auguriamo di poter assumere personale dedicato. Ma ogni cosa va fatta a suo tempo e quindi per il momento inseriamo l’idea nella nostra wishlist.
Vi proponete attraverso altri canali, oltre che mediante il web?
Il web svolge un ruolo cruciale e si sta rivelando uno strumento utilissimo sia per la ricerca di collaboratori che di clienti. Tuttavia nulla sostituisce la conoscenza diretta e pertanto prendiamo parte ad appuntamenti dedicati alle imprese, cerchiamo di incontrare personalmente responsabili di strutture e servizi per noi interessanti e partecipiamo alle fiere di settore quando possibile.
Sono previsti investimenti iniziali?
A parte le spese burocratiche di cui abbiamo parlato precedentemente, sono da preventivare investimenti mirati per la pubblicità e per la sede di lavoro. Soprattutto se non si dispone di un capitale iniziale considerevole, si può prevedere di adibire a studio una parte della propria abitazione in modo da risparmiare qualcosa. L’importante è che resti separata dalla zona privata e che sia attrezzata con una linea telefonica ed un salottino per ricevere i clienti. Per quanto concerne la pubblicità, invece, si può preventivare di iniziare con campagne promozionali online che consentono, con poche centinaia di euro, di avere una buona visibilità.
L’attività si può svolgere individualmente?
Secondo noi bisognerebbe essere almeno in due. Le variabili in gioco sono numerose e rischierebbe di diventare insostenibile gestire tutto da soli. Bisogna suddividersi le competenze in modo da poter far fronte alle richieste dei clienti. In caso di piccoli eventi è tuttavia possibile gestire da soli tutte le fasi dall’ideazione all’effettiva realizzazione. A noi è capitato in occasione di uno dei primissimi incarichi quando abbiamo organizzato e allestito una cena per due.
L’organizzazione degli eventi è un settore di cui si sente parlare da un po’ ma risulta essere ancora abbastanza nuovo. Le richieste sono soddisfacenti ed invitanti per intraprendere l’attività?
La nostra risposta è si. E’ un settore in cui vi sono possibilità interessanti di inserimento soprattutto in realtà imprenditoriali di piccole-medie dimensioni che non hanno al proprio interno uffici che si dedicano esclusivamente all’organizzazione di eventi. Per quanto riguarda invece gli eventi privati – soprattutto il target 24/35 anni – sta diventando sempre più sensibile all’idea di rivolgersi ad un event planner che organizzi qualcosa di diverso dal solito.
Esiste molta concorrenza?
Si, la concorrenza è alta e soprattutto molto frammentata. Diciamo questo perchè sul mercato esistono molti concorrenti “indiretti” come i proprietari di location, catering, negozi di articoli per feste, agenzie di hostess e pertanto ci si misura costantemente con realtà molto diverse e che potenzialmente potrebbero offrire gli stessi servizi.
Poiché si lavora con le necessità ed i desideri delle persone, esistono dei suggerimenti professionali per entrare in feeling con il cliente?
Il consiglio che ci sentiamo di dare è quello di cercare di far sentire il cliente a proprio agio, soprattutto quando si tratta di un privato. Riceverlo ad esempio in un contesto informale, cercare di conoscerlo un poco prima di passare alle questioni operative, aiuta a creare un clima collaborativo che è premessa fondamentale perchè si possa lavorare in armonia.
Doti e valori fondamentali?
Un organizzatore di eventi deve essere una persona dal carattere estroverso, con buone doti organizzative ed una mente creativa. Queste sono doti personali che consentono innanzitutto di non avere problemi nell’interfacciarsi con persone sempre nuove e che permettono di non spaventarsi, e quindi gestire, gli imprevisti. A queste ci sentiamo di aggiungere il rispetto delle scadenze ed una buona dose di stile…oltre che ben organizzato, un evento deve essere anche “bello” nel senso più ampio del termine.
Ogni situazione è diversa ed ognuna richiede i dovuti approfondimenti per arrivare all’obiettivo finale. Quanto tempo è opportuno dedicare alla conoscenza del cliente affinché si capiscano le sue necessità?
Fissare almeno un incontro conoscitivo senza impegno per entrambe le parti è sempre una buona regola. Prima ancora di parlare dell’affidamento dell’incarico è bene farsi un’idea sul cliente e permettere al tempo stesso al cliente di farsi un’idea su di noi. Fissarne un secondo che affronti le questioni operative più immediate aiuta a completare il quadro e ad avere un’idea della persona/azienda sia in termini personali che professionali.
Il vostro intervento inizia con la gestione e lo sviluppo della richiesta…ma dove finisce?
Solitamente si pensa che con lo svolgersi dell’evento il compito dell’organizzatore finisca. In realtà non è così ed il giorno dell’evento costituisce una fase importante ma non quella finale. Spesso ci sono attività che vanno oltre l’evento (basti pensare ai convegni in cui è necessario raccogliere e distribuire gli atti) e noi seguiamo il cliente anche in queste fasi.
Un aspetto che non passa inosservato, visitando il vostro sito, è la scelta degli accessori e degli oggetti rigorosamente fatti a mano, che completano la presentazione. Come vi organizzate?
Grazie, l’idea è quella di cercare di personalizzare il più possibile un evento. Non ci piacciono i lavori di massa e preferiamo un approccio più artigianale e al tempo stesso più genuino. Creiamo a mano allestimenti per tavoli, bomboniere, favor bags, piccoli elementi di arredo per spazi commerciali. Gli eventi sono momenti emozionali e produrre a mano ciò che serve per la decorazione vuol dire rendere davvero unico un evento. Fortunatamente tutte e 4 abbiamo una manualità che ci permette di lavorare assieme.
Esistono tempi minimi e massimi per realizzarere un evento?
Rispondere non è così semplice perchè dipende dalla tipologia di evento, dal numero dei partecipanti e dai servizi che effettivamente vengono richiesti. Ad esempio per un convegno che richieda di occuparci delle prenotazioni alberghiere ma non della ricerca della location si può partire anche un paio di mesi prima della data fissata.
Si riesce a vivere (addirittura in quattro!) con questa attività da organizzatrice eventi?
Come tutte le attività imprenditoriali è fisiologico che le prime stagioni lavorative non siano di guadagno vero e proprio e pertanto stiamo contemporaneamente mantenendo degli incarichi paralleli.
Cosa è assolutamente indispensabile possedere e cosa, invece, è doveroso evitare per lavorare al massimo delle prestazioni?
Strategia. Capire quali sono le priorità ed organizzare il lavoro in base ad esse in modo da evitare sprechi di tempo ed energie. Churchill compilava ogni giorno la sua personale lista di cose da fare suddividendola in quadranti e dando ad ognuno il proprio grado di urgenza…è un sistema che funziona!
Quali sono le soddisfazioni e le difficoltà che si incontrano?
Iniziamo dalle difficoltà. Dal punto di vista imprenditoriale la prima che incontrerete è lo scetticismo. La figura dell’event planner è ancora poco conosciuta e non sempre se ne riescono ad intravedere i vantaggi. La motivazione personale è tutto…soprattutto nelle fasi di avvio. Dal punto di vista del rapporto con il cliente la difficoltà maggiore consiste nel tradurre nella maniera più corretta possibile i suoi desideri. Le soddisfazioni sono legate invece alla dinamicità del lavoro, alla possibilità di allargare i propri confini sia in termini di conoscenze che di arricchimento personale e alla possibilità di far esprimere la propria parte creativa. Non c’è niente di più soddisfacente del ricevere un messaggio di un cliente emozionato per la buona riuscita di un evento.
Prima di tutto le esigenze del cliente. Ma quanto è indispensabile la vostra creatività?
Secondo noi bisogna essere un po’ artisti e un po’ McGyver!Tradotto in percentuale diciamo un buon 30%. La creatività è anche prospettare soluzioni alternative e questo è uno dei motivi principali del perchè sia vantaggioso affidarsi ad un organizzatore di eventi.
Cosa organizzate per i vostri compleanni?!
Intendete quelli personali? Beh…diciamo che ultimamente la tendenza è quella di ricevere gli ospiti in casa nostra. Ovviamente pensiamo a tutto noi, dalla scelta del tema al menu…non c’è niente di più piacevole che trovarsi nel relax della propria casa e sorprendere gli ospiti.